Klant case

Bring

Bring ontwikkelde een Control Tower die de Transport Management Systemen van hun vestigingen verenigt. Dit zorgt voor een beter inzicht over de transportbewegingen.

Home › Client cases › Bring

De Bring Group is een van de grootste logistieke dienstverleners in Scandinavië en maakt deel uit van de Noorse Post. Vanuit de Nederlandse vestiging worden diensten aangeboden van en naar andere Europese landen. De oplossing biedt een totaaloverzicht, dat de onderliggende TMS-systemen van de verschillende Bring-locaties overkoepelt. Dit creëert inzichten in de algehele prestaties voor klanten.

De uitdaging

De control tower is een essentiële applicatie waar alle klantorders (via het klantenportaal) binnenkomen. Stabiliteit, schaalbaarheid en de verwerkingssnelheid van klantorders zijn cruciale succesfactoren. De vorige applicatie, ontwikkeld door een andere leverancier, voldeed niet langer aan de eisen en wensen. Daarom besloot Bring meerdere leveranciers uit te dagen om zich te bewijzen met een proof of concept. De ambities voor de software waren ook naar boven bijgesteld. Het klantenportaal moest in de loop van de tijd uitgroeien tot een volwaardige control tower om nieuwe inzichten in transportactiviteiten te verkrijgen. De waarde voor Bring is een aanzienlijke efficiëntiewinst. En de toegevoegde waarde voor klanten is te vinden in een hoger serviceniveau in de vorm van up-to-date informatie. Dit verhoogt de klanttevredenheid.

Performance en bugs

De laadtijd om van het ene naar het andere scherm te komen was te lang. Gebruikers vonden dat erg vervelend. Die slechte performance had als effect dat gebruikers liever handmatig orders instuurden, iets wat Bring juist niet wilde.
Ook bleken er bugs in het systeem te zitten. Klanten die orders online doorgaven bleken soms niet bij Bring ontvangen te zijn. Terwijl de klant dacht dat hij zijn order geplaatst had, was die niet bekend in het systeem. Niemand kreeg daar notificaties van, met alle gevolgen van dien.

Teveel handmatig werk

Van bepaalde klanten ontving Bring nog opdrachten per e-mail of telefoon. De medewerkers voerden dat dan handmatig in het TMS-systeem in. Deze groep klanten wilde Bring overzetten naar het klantportaal. Deze selfservice bespaart ontzettend veel tijd. De gedachte is dat zodra je waarde geeft aan de klant in de vorm van relevante informatie (track & trace updates, bijlages, rapportages etc.), klanten vanzelf gaan overstappen naar het portaal.

Schaalbaarheid

Het doel is om een control tower te realiseren waar nieuwe inzichten ontstaan en tegelijk waarde gerealiseerd wordt voor klanten. Een voorbeeld is het meten van de algehele perfomance voor een specifieke klant, ook als de klant samenwerkt met 4 of 5 verschillende Bring vestigingen in Europa. Bij elkaar in het TMS kijken is niet mogelijk, maar als het in USoft zit ontstaat er wél een totaaloverzicht. Op basis daarvan kun je dus rapportages maken van de totale perfomance van de Bring Group voor zo’n klant.

Performance
Er waren veel problemen met de oude oplossing, die draaide op een ander low-code platform. Bring wil alleen tools voor hun medewerkers die snel en efficiënt werken. Ze zijn hier nu erg tevreden mee, aangezien de wachttijden tussen schermen zijn verdwenen.
Flexibiliteit
De developer bij Bring kan enerzijds snel en effectief werken dankzij de low-code technologie. Anderzijds bestaat de flexibiliteit om het helemaal op maat te maken. Op deze manier ontwikkelde Bring zelf een module waarmee klanten bestellingen in Excel formaat kunnen uploaden in het klantportaal. Hiermee wordt veel manueel overtikwerk bespaard en worden invoerfouten voorkomen. Dit vertaalde zich in een aanzienlijke kostenbesparing.
Connectivity
Een van de voorwaarden om door te groeien naar een volwaardige control tower, is de eenvoud waarmee interfaces zijn te configureren met de TMS-systemen van verschillende Bring vestigingen. Deze interfaces maken gebruik van een uitgebreide informatiestroom, gebaseerd op XML-bestanden, die in de oplossing nu snel en efficiënt vewerkt worden.

"De mogelijkheden van het platform zijn veelbelovend. USoft gaat een prominente rol spelen binnen onze internationale groep."

Marcel 't Hart

Sales Director at Bring

De oplossing

De verwachtingen van klanten binnen de transportsector op het gebied van digitalisering nemen toe en Bring gaat daar volop in mee. Vanuit strategisch belang heeft Bring bewust gekozen voor een hybride team bestaande uit interne ontwikkeling met ondersteuning vanuit een USoft partner. Dit stelt Bring in staat om vragen vanuit de business direct te vertalen naar de oplossing en om development te versnellen bij komende vraagstukken voor grotere uitbreidingen aan functionaliteit. Het USoft low-code platform biedt de flexibiliteit om snel oplossingen te ontwikkelen die precies voldoen aan de wensen en eisen die je daarvoor hebt, en daarnaast ook zeer robuust zijn. Dit laatste was de grote uitdaging bij het platform dat voorheen door Bring gebruikt werd.

Eigen applicaties ontwikkelen

Het klantportaal wordt inhouse ontwikkeld door de eigen, USoft gecertificeerde developer. Het voordeel van een low-code platform is dat je veel flexibeler bent om maatwerk door te voeren.

Ketenorkestratie

Het USoft klantportaal is gekoppeld aan het TMS-systeem waar de planners en sales medewerkers intern mee werken. De oplossing geeft een totaaloverzicht, overkoepelend aan de onderliggende TMS-systemen van de verschillende Bring locaties. Dit helpt om inzicht te krijgen in de totale performance van de Bring Group voor een klant.

Control Tower

Met het inzetten van de control tower wordt de klant ontzorgt. Er zijn veel klanten met internationale zendingen. Dat vraagt om een correcte afstemming tussen de verschillende internationale Bring vestigingen. In de nieuwe situatie stuurt de klant eenmalig zijn order in, en de applicatie zorgt dat het intern bij de juiste partijen terecht komt. Daarnaast wordt waarde voor klanten toegevoegd door hen van meer informatie te voorzien. Denk daarbij aan:

Status updates (geladen, onderweg, geleverd etc.)
Transportlabels downloaden
CMR downloaden
Afleverbewijs downloaden
Douane documentatie inzien
Delivery performance over bepaalde periodes
Co2 uitstoot per zending

Resultaten

FTE reductie
2024: besparing van 2 FTE
Tot 2030: besparing van 5 FTE
Dit is gerealiseerd vanwege verbeterde effiëncy. Danzij selfservice van klanten in de portal komt handmatig werk van medewerkers te vervallen.
Klanten zijn tevreden met het nieuwe portaal want Bring kan toegevoegde waarde bieden in de vorm van zeer relevante informatie: track & trace updates, proof of delivery’s, bijlages, rapportages etc. Dit voorkomt allerlei vragen en misverstanden bij de klant en het bespaart Bring tijd en geld om deze vragen één voor één op te volgen.
Tijd- en kostenbesparingen
Bring realiseert een tijdsbesparing van 80% per zending. Hoe meer informatie via het portaal wordt gedeeld, hoe meer klanten er gebruik van zullen maken. Klanten worden dus als het ware beloond met extra informatie wanneer zij zaken doen via het portaal. Wanneer klanten het platform gaan gebruiken, scheelt dat niet alleen handmatig invoerwerk, maar ook tijdrovende taken zoals het beantwoorden van talloze individuele e-mails en telefoontjes.
Bring was in staat om klanten van twee andere klantportalen over te zetten naar USoft en vervolgens de oude portalen te deactiveren. Hierdoor konden ze twee dure licenties annuleren, wat resulteerde in een kostenbesparing van €30.000 per jaar.
Duurzaam concurrentievoordeel
Los van korte termijn resultaten is deze digitale transformatie echt een strategische must om relevant te blijven in deze competitieve markt. Ga maar na, ook als particulier ben je inmiddels gewend aan track & trace informatie bij verzenders als DHL of PostNL. In het internationaal goederentransport loopt dat nu nog achter omdat het complexer is met verschillende systemen en veel verschillende lokale vervoerders. Maar tegelijkertijd verwachten klanten dat nou eenmaal ook bij b2b omgevingen. Als je daar niet in meegaat dan tel je over een paar jaar niet meer mee.